6月19日に行われた一般質問では、道路公園施設包括管理業務委託について、複数の議員から質問が行われました。

その中では、業者選定時の点数の計算方法や評価シートの管理、前払金を2,000万円から5,000万円に変更した経緯について、市から新たな説明がありました。

今回は、一般質問に対する市の答弁によって新たに示された事実関係を整理します。

過去の包括管理とは異なる計算方法を採用していた

今回の業者選定では、専門委員5人が企画提案書などを採点し、その点数に評価項目ごとの係数を乗じて、最終的な点数を算出しています。

市の説明では、令和4年度からの街路樹等包括管理業務委託と、令和5年度からの道路及び公園施設等包括管理業務委託では、専門委員一人ひとりの点数に係数を乗じ、四捨五入して整数にした後、5人分の点数を合計していました。

一方、令和7年度から始まった今回の道路公園施設包括管理業務委託では、5人の専門委員の点数を先に合計し、その合計点に係数を乗じた後、最後に四捨五入する方法が採用されています。

つまり、今回の選定では、過去の包括管理業務委託とは異なる計算方法が使われていたことになります。

市は、「従来の方法では、専門委員が異なる点数をつけても四捨五入によって同じ点数になる場合がある。各委員の評価をより正確に反映する方法を採用した」と説明しています。

また、従来の計算方法で算出した場合には、二つの共同企業体の点差が5点となるところ、今回の計算方法では13点差となることも確認されました。

ただし、問題は、計算方法の違いによって最終的な選定結果が変わったかどうかではありません。選定結果に直接影響する計算方法を、いつ決めたのかという点です。

計算方法は「一次審査の段階」で決めたと説明

市は、今回の計算方法について、二次審査を行う前の一次審査の段階で決めたと説明しました。

つまり、市の答弁を前提とすれば、計算方法は審査が始まる前から定められていたのではなく、一次審査の段階で決められたことになります。

選定結果に影響する採点や集計のルールは、審査を始める前に決めておくべきものです。最終的な順位が変わったかどうかにかかわらず、審査が始まった後に計算方法を決めることが適切だったのかという問題は残ります。

今回の計算方法が具体的にいつ、誰の判断によって、どのような手続きで決められたのかについては、今後さらに確認する必要があります。

手書きの評価シートは決裁文書とは別に保管していた

今回の一般質問では、専門委員が二次審査で使用した手書きの評価シートについても説明がありました。

市によると、二次審査では、各専門委員が手書きの評価シートに点数を記入し、その後、事務局が手書きの点数を集計用のExcelファイルに入力したとのことです。

入力後は、その場で各専門委員がExcelファイルに入力された点数を確認し、手書きの評価シートについては、選定や契約に関する決裁文書とは別に保管していたと説明しています。

一方、市は、手書きの評価シートから転記したExcelの評価表を「個票」と認識しており、手書きの評価シートについては、Excelへの転記と確認を終えた時点で役割を終えた資料と考えていたとも説明しました。

業者選定の過程を事後的に検証するためには、専門委員が実際に記入した点数と、最終的に集計された点数が一致していることを確認できる資料が必要です。

転記した後は役割を終えたという認識には疑問が残ります。今回、手書きの評価シートが保管されていたために事後確認することができましたが、その位置づけや管理の考え方については、なお確認が必要です。

前払金を5,000万円とする書面を交わしていた

前払金についても、新たな説明がありました。

契約締結に関する市長決裁には、前払金を2,000万円とする支払予定表が添付されていました。しかし、実際に締結された契約書では、前払金が5,000万円となっています。

市は、当初は前払金を2,000万円として協議を進めていたものの、その後の協議によって5,000万円に変更し、所管課と受託者の間で書面を交わしたと説明しました。

契約締結決裁を起案した際には、協議途中の古い2,000万円の支払予定表が添付されたままとなっており、そのことに気づかないまま決裁を終えたとしています。そして、決裁終了後に、すでに書面で承諾していた5,000万円の支払予定表を含む契約書を受託者と交わしたとのことです。

市の答弁への違和感

市の答弁を前提とすれば、市長決裁では前払金が2,000万円となっていた一方、所管課と受託者の間では、前払金を5,000万円とする書面が別に交わされていたことになります。

前払金を5,000万円とする書面がいつ作られたのかは不明ですが「2,000万円から5,000万円へ変更する」手続きを行ったことは誰の目にも明らかです。起案に含まれている部分を変更したのであれば、「起案をやり直さないといけない」と思うのが自然です。少なくとも、支払金額が変更になったのに、起案書を全くチェックしないという事務のあり方は不自然です。

どのタイミングで支払金額が変更されたにせよ、5,000万円への変更について所管課と受託者が書面まで交わしていたのであれば、単に「古い支払予定表が添付されていることに気づかなかった」という説明だけでは、なぜ決裁内容を修正しなかったのかに対する説明になっていません。

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