先日、一般質問をするにあたり過去30年間の資料を探すことになりました。その時に気づいたのが区議会の委員会の議事録の保存年限が非常に短いことです。以下の表をご覧ください。

このように、文京区の議事録の保存年限は本会議に関しては永年ですが、委員会については10年しかありませんでした。これでは過去の議論を探すことができず不便であるどころか政策の検証もできなくなってしまいます。

委員会の議事録の保存年限が10年のところは他にも結構あるじゃないかと思われるかもしれません。ところが実際には10年のところでも、ネット上ではもっと長期間の議事録が公開されているところがほとんどです。規定とネット上の情報に乖離があるのは問題と言えば問題なのかもしれませんが、一旦アップロードしたものをわざわざ消去する必要はないということでしょうか。

それに対して文京区は、文書の保存年限が10年にも関わらず、ネット上では過去５年分しか公開されていません。これは他区と比べて最も情報公開や公文書管理に劣っていると言われても仕方がないと思います。

上記の資料は５年ほど前に港区からの依頼で23区に照会をかけてつくられたものだそうです。私は区議会事務局と話しながら資料を集め、ネット上の議事録情報も含めて事務局に保存期限の長期化を要望しました。その結果、つい先日の幹事長会（人数が３人以上の「交渉会派」の幹事長たちによる会議）にて議長から委員会記録を永年保存にするという提案がされ、意見の一致をみたということです。

ということで今後、未来に向けては委員会の議事録は永久に保存されることになりました。ただ私としては過去のものもできる限り検索可能な形でウェブ上に置くように要望を続けたいと思います。過去に区議会のサイトに載せていた分のデータがまだあるのなら再アップロードを希望します。また紙で保管されている分に加え、10年の保管期限を過ぎてもまだ捨てられていないものもあるかもしれないのでその分も保管をお願いしたい。

公文書管理の重要性を考えさせられた１、２か月でしたが、今後も行政や政治の「見える化」に尽力したいと思います。