先週末は兵庫県吹奏楽コンクール職場・一般の部へ。
甲東ヌーヴェルヴァーグ・ウインドオーケストラが5大会連続の関西大会出場を決めました！
以前は隔年でしか進めてなかったのに…というか私が代表の頃は県大会止まりだったのに…ほんとにすごい後輩たちです。
おめでとう！関西でも良い演奏を！！

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さて、前回までお伝えしてきた、文書集配事務の見直し。
文書の総量を減らし、集配頻度を削減するために、以下の通り質問を行いました！

（たかの）
人事関連のシステムを更新するとともに、出先機関で使用可能な環境を整えることで、会計年度任用職員や技能労務職を含む全ての職員が、紙を用いずに人事関係の申請や情報閲覧を行えるようにすべきと考えるが、市の見解は。

（市当局）
人事・給与に関する事務処理は紙に依存している業務が多く、ペーパーレス化が課題のひとつとなっている。現在、人事給与システムの更新及び庶務事務システムの新規導入作業を進めており、そのうち、庶務事務システムにおいて、給与等支給明細書や各種届出申請の電子化などを実施し、業務の効率化やペーパーレス化を図る。また、会計年度任用職員や技能労務職員等についても、すべての職員にパソコンが配備されている状況では無いなど、ハード面での課題はあるものの、議員のご指摘にもあるように、すべての職員についてできるだけ電子化が実現できるよう取り組む。

（たかの）
財務会計システムを更新し、契約・支出命令等に伴う手続を全て電子化すべきと考えるが、市の見解は。

（市当局）
財務会計システムの更新については現在仕様の検討を進めているところ。現行のシステムでは、契約や支出命令等の添付書類が多く、全て電子化することが非効率であることや、書類の押印の関係などから、原則紙ベースでの処理となっている。民間では電子契約や電子請求といった仕組みも導入され始めていることから、次期財務会計システムではこれらに対応したシステム構築を検討している。一方、電子契約や電子請求にすぐには対応できない相手方が出てくることなどが想定されるため、一定紙での処理が残るものと考えられる。電子化による処理については、作業効率も踏まえたうえで、実務上の運用を検討していく。

（たかの）
支所等で受け付ける市民からの申請について、業務フローを精査し、集配が必要な文書の件数と頻度を減らすべきと考えるが、市の見解は。

（市当局）
支所等では多くの申請書類の送付に庁内メール便を活用している。関係各課に確認した所、市民に大きな影響がなく集配頻度を減らすことができる、または業務フローの見直しや月末の数日間を毎日集配にすることで月内の庁内メール便の集配頻度を減らすことが可能との回答が多くあった。一方、戸籍の届書の中には、集配頻度が減ることにより証明書の発行が現在よりも遅くなる場合が想定される。補完や代替手段をとる際には、個人情報の安全性確保が必要となることや、隔日集配になると1回あたりの庁内メール便の量が増え、庁内メール便の集荷可能な容量を超えることなど、対応が必要な課題がある。今後、市民の方への影響が最小限となるよう配慮をしながら、利用頻度や件数、総量の削減について検討していく。

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概ね、かみ合ったやりとりが出来たのではないかと思います。
少し長くなりそうなので、最後の質問と意見・要望は次回の投稿にてお伝えいたします！