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前回の投稿で、市の拠点間での文書集配に多額の費用が投じられていること、その費用を抑えるには集配頻度の削減が必要であることをお伝えしました。
集配頻度を減らすうえで特に重要なのは、現在の事務処理上は急ぎとされている「人事関係」「財務関係」「申請書等」といった書類の見直しです。

まず「人事関係」とは、給与明細や年休付与日数通知、出勤簿や休暇申請等の書類を指します。
これらは現在、紙で手続が行われていますが、人事給与システムや勤務状況管理システムの機能を拡充することで、紙の取り扱いを無くすことができます。
現在のシステムでも一部の機能は導入されていますが、会計年度任用職員は使用できないこともあり、大量の書類が発生しています。
技能労務職についても、出先機関の状況によってシステムを使用できない場合が多く、同様に紙での手続が続けられています。
そのため、システム更新によってできる限り多くの対象者と手続を網羅するとともに、出先機関でも使用可能な環境を整備するべきです。

次の「財務関係」には、契約関連の書類や、事業者に対する支払処理等があります。
これらの書類は学校園だけでも年間2万件以上にのぼると聞いており、集配文書のうち大きな割合を占めています。
現在の財務会計システムでは、契約・支出命令等のデータを入力するものの、そこから帳票を出力し、請求書等を添付して、紙で起案・回覧しているのが現状です。
従来のまま契約関連書類や請求書を紙のまま取り扱うのではなく、全ての処理が電子上で完結するシステムを構築する必要があります。

こうしたICT化の推進については過去にも議会で取り上げており、一定進んできた経緯がありますが、今回のテーマにおいても非常に重要な観点です！

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「申請書等」には、市民向けの手続と、庁内の事務的な手続が含まれますが、ここで処理のスピードが課題となるのは、支所等で受け付ける市民からの申請です。
処理や入力が支所で完了しており、原本を本庁に送付しているだけの文書は、毎日集配しなくても問題ありません。
一部の文書は、原本が本庁に到着してから処理が開始されますが、到着日が1日ずれることで市民が受ける不利益がどれほど大きいのか、手続ごとに検証するべきです。
今でも急ぎの場合はFAXで本庁へ送付するケースがあるとのことですので、PDF等での送付を原則にすることも考えられます。
他市で提出された戸籍関連の届出を、本庁から支所に送付して入力している事務のように、業務フローを見直すことで文書の集配自体を廃止できる場合あります。
また、どうしても隔日での対応が難しいのであれば、各種手続の締日とされている場合が多い月末だけ、毎日集配するという手法も一案です。
既存の事務手順を前提にするのではなく、そもそもの業務のあり方や必要性から検討することが欠かせません。

こうした問題意識をふまえて行った質問＆答弁のやり取りを、次回以降の投稿でお伝えしてまいります！