3月議会の一般質問はたくさんの持ち時間を頂いたので、ご報告にも期間を要しております(;^ω^)
本日からはいよいよ最後のテーマ、文書集配業務の見直しについてです！

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西宮市には、六湛寺町に位置する市役所本庁舎・第二庁舎のほか、各地域の支所、学校園、水道施設、ごみ処理施設などなど、たくさんの拠点があります。
これらの間では業務上必要な文章が日々集配されており、職員さんには「庁内メール便」と呼ばれています。
集配は原則として毎日行われており、集配業者への委託費用は年間で約1,100万円！！
厳しい財政状況の中、市役所内部の事務経費はできるだけ抑え、限られた財源は市民サービスの向上に充てるべきです。

委託費用の削減に最も有効なのは、集配頻度を毎日から隔日へ変更することです。
毎日文書を集配しないと、業務に支障が出るのか。
支障が出るなら、業務の進め方を変更できないのか。
そうした問題意識で、私はこのたび庁内メール便の利用実態調査に取り組みました。



その結果が、こちらの資料です。
集配されている文書は、本庁等から各出先機関へ送る「発送」が644種類、各出先機関から本庁等へ送る「収受」が407種類。
そのうち週5回以上のペースで集配されているものは、ごくわずかでした。
頻度が低くても緊急性が高い書類はありますから、この数字だけをもって一概には言えませんが、集配頻度を削減する余地は十分にありそうです。

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そこで、集配文書を性質別に分類したのが左側の表です。
カテゴリごとに一つずつ書類を見ていくと、4番の名簿・リストは、送付状のような役割のものや、頻度の少ないものが多く、集配回数を削減しても影響は限定的と思われます。
5番の冊子・チラシ・ポスター類は、件数こそ多いものの、即日届ける必要性は低いと考えられます。
6番の各種通知・依頼・案内等は、大半がメール等で代用可能な内容でした。
7番の書類以外の物（シールなど）、8番のその他も同様に、集配回数を減らすことで業務に支障が生じるものは、あまり見受けられません。

つまり、集配頻度の削減にあたって主な障壁となるのは、1番の人事関係、2番の財務関係、3番の申請書等の3点です。
そこで、今回の質問ではこれらの中で集配頻度の高い文書を中心に、課題と解決策を検証しました。
次回以降、その具体的な内容をご報告してまいります！